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Sviluppo personale del Team Leader: i consigli per il perfetto time management

Quando comincio un percorso di coaching con un Team Leader, le frasi che spesso mi sento ripetere hanno un elemento costante: la mancanza di tempo. Noi tutti ci lamentiamo di non avere tempo per fare tutto, a maggior ragione chi ha il compito di portare avanti un’impresa: parte dello sviluppo personale del Team Leader è anche capire come gestire il tempo a disposizione. Come fare?

Partiamo da un presupposto: non è possibile controllare il tempo, rallentarlo né accelerarlo, ma è possibile gestire le attività con cui il tempo viene riempito. La vera questione quindi non è tanto quanto tempo abbiamo per poter fare le cose, ma qual è il nostro focus, ossia dove decidiamo di porre l’attenzione.

È infatti importante ricordare che organizzare il tempo di una giornata crea aspettative, e che queste, per la maggior parte delle volte, vengono frustrate dalla realtà dei fatti. Succede perché spesso l’organizzazione di una giornata nasce da una costruzione sbagliata, in cui si tende ad aggiungere sempre più attività che, semplicemente, non ci stanno. È come la capienza di un vaso: se ci metti troppa acqua, questa straborda. La frustrazione che ne deriva è costante. Cosa fare, dal punto di vista pratico, per evitare questa situazione?

Il mio consiglio è decidere dove porre l’attenzione. Le attività dei Team Leader infatti si possono suddividere in due categorie:

- le attività di valore: tutti i lavori che portano progettualità, sviluppo, miglioramento;

- le attività di routine: tutte quelle mansioni del quotidiano che non portano un vero valore in sé, ma concorrono al mantenimento (ad es. fatturazione, gestione degli insoluti, gestione di un progetto in corso, problem solving). Sono le attività nate da un progetto già lanciato, e che è necessario portare avanti.

Per gestire tutte queste attività io suggerisco di preparare una lista di cose da fare suddivisa per macrofamiglie, ognuno delle quali riferita a un tipo di attività (ad esempio, la contabilità, la parte commerciale, la parte di back office, l’avanzamento di un progetto). All’interno di queste macrosezioni vengono inserite le mansioni da fare per ogni settore. Una volta compilata la lista, il consiglio è di evidenziare con due colori diversi le attività di routine e le attività di valore. Non importa che sia sullo smartphone, sullo schermo di un computer, su un’agenda o su un semplice foglio di carta: l’obiettivo di questa lista è permettere una visione di insieme, e dare la possibilità di capire e di vedere in modo veloce ed efficace quali sono le macroaree da gestire nell’arco sia della singola giornata sia della settimana completa.

Un altro suggerimento che do ai Team Leader è quello di ritagliarsi a priori, in modo tassativo (quindi a prescindere da come va la giornata) un’ora di tempo al giorno in cui si dedicheranno ad attività di valore. Una regola che permette, a fine mese di avere almeno 22 ore che sicuramente il Team Leader avrà dedicato allo sviluppo, alla progettualità, al miglioramento, senza essere risucchiato completamente dalle attività di routine.

Il metodo è importantissimo per lo sviluppo personale del Team Leader, perché lo porta a essere cosciente e padrone della situazione, e a condurre la gestione del tempo anziché subirlo. In questo modo è molto più semplice capire quante macroaree di attività è possibile gestire veramente e quante invece vengono tralasciate o procrastinate, ma soprattutto è più facile portare avanti sia le attività di routine che quelle di progetto. L’obiettivo non è solo fare più cose, ma farle con uno stato d’animo più produttivo, che nasce dalla consapevolezza di poter essere in grado di gestire le attività nel tempo.



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