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Competenze manageriali: la difficoltà del Team Leader di delegare

Una delle difficoltà che riscontro più spesso quando mi confronto con i Team Leader è l’incapacità di delegare. Tra le competenze manageriali, la delega è una facoltà da non sottovalutare, tanto importante per gli imprenditori e per la buona gestione dell’azienda, quanto difficile da mettere in pratica.

Sono gli stessi Team Leader ad ammettere questa difficoltà, anche se poi ogni situazione ha diversi elementi differenzianti. C’è chi si riconosce come accentratore, e si rende conto che non riesce a non tenere tutto sotto controllo e quindi a far fare le attività a qualcun altro; c’è chi invece ci prova a delegare, ma poi non si ritrova nei risultati o nel modus operandi attuati dagli altri; c’è chi ancora delega, ma lamenta un costante e continuo domandare dei collaboratori sulle varie componenti dell’attività, e alla fine arriva alla conclusione che è meglio far da soli.

A tutti loro, rispondo che la delega è sì una capacità, ma anche un processo. Quindi, se viene impostata in un certo modo, è molto più probabile che vada a buon fine. Ma come farlo?

Il primo passo da fare è controllare che, all’interno della propria azienda, i ruoli delle varie figure siano effettivamente definiti. In molte realtà infatti, l’organigramma esiste ma rimane un’indicazione poco tenuta in considerazione: a volte non viene aggiornata, a volte non viene seguita. Questo comporta una confusione di ruoli che significa anche poca chiarezza per quanto riguarda responsabilità, obiettivi e attività chiave. In una situazione del genere è sempre più difficile poter delegare, in quanto il perimetro di vari ruoli non viene chiarito a sufficienza. A volte la poca chiarezza nasce dalla mancanza di quello che in gergo si chiama “ingaggio manageriale”: un incontro in cui il Team Leader si confronta con il manager per condividere gli obiettivi della sua figura. Se questo passaggio non c’è, il manager si ritroverà a non aver chiari il suo ruolo.

Si passa poi al vero e proprio processo di delega. Perché parliamo di processo?

Perché deve essere chiaro al delegante che la delega non è solo un tentativo di “sbolognare” a qualcun altro qualcosa da fare, ma una vera e propria attività, ragionata e progettata per poter essere gestita al meglio. Il Team Leader che delega deve quindi aver chiaro:

- gli step delle attività da delegare, in modo da riuscire a definirli nelle loro singole unità. In questa maniera sarà più semplice riuscire a intervenire nei vari passaggi, e nei precisi punti dove potrebbe esserci una lacuna della persona delegata;

- i risultati che si aspetta dall’attività delegata, in termini di qualità e quantità. Questo permette una maggiore chiarezza nelle informazioni da dare alla persona delegata;

- cosa controllare e ogni quanto farlo, definendo i KPI. Questo permette di poter monitorare la situazione passo passo e non ritrovarsi alla fine con risultati diversi da quelli sperati.

Questa “progettualità” della delega prevede ovviamente anche un ragionamento sulla persona giusta da delegare, andando a verificare le sue competenze, ma anche la sua capacità di lavorare sotto stress o in situazioni specifiche. Quando il Team Leader ha individuato questa persona, è importante che condivida con lei l’idea dell’attività, i vari step delineati, il tipo di controllo, gli obiettivi da raggiungere e le aspettative reciproche.

Definizione dei ruoli, condivisione delle aspettative, progettualità: forse inserire la delega tra le proprie competenze manageriali non è poi così difficile come sembra!

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