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Competenze manageriali: come organizzare riunioni efficaci

Tra le competenze manageriali di un Team Leader capace c’è anche l’abilità di organizzare riunioni efficaci, che portino a soluzioni coerenti e che non si rivelino solo come una perdita di tempo per chi vi partecipa. Spesso si sottovaluta un aspetto: le riunioni sono in tutto e per tutto parte integrante di un impianto di comunicazione, che il Team Leader può e deve utilizzare per coinvolgere e informare i propri collaboratori.

Uno degli errori principali nell’organizzazione delle riunioni risiede proprio nel concetto di “informazione”: spesso gli incontri sono semplici passaggi di notizie e indicazioni ai collaboratori, date sotto forma di problemi. La comunicazione in questo caso risulta scadente, perché in questo tipo di riunioni non si condividono Visione e strategie, ma si parla solo ed esclusivamente dei problemi dell’azienda. In questi casi, le riunioni sono convocate al momento del bisogno, proprio perché vengono intese solo come collegate a quella data situazione problematica.

Possiamo dividere le riunioni in alcune categorie principali:

- le riunioni strategiche, in cui vengono condivise con i responsabili di funzione le attività legate ai progetti strategici, ai nuovi prodotti, ai nuovi servizi e ai piani di crescita;

- le riunioni tattiche, ovvero quelle legate al problem solving e alla risoluzione delle questioni quotidiane;

- i brief giornalieri, che hanno lo scopo di focalizzare le attività del giorno tra i vari reparti dell’azienda.

Le riunioni legate alla condivisione di Visione e strategie del Team Leader sono quelle strategiche, che devono seguire una serie di regole perché siano realmente efficaci e portino a un vero risultato.

La prima regola riguarda la cadenza delle riunioni, che dev’essere già programmata dall’inizio fino alla fine dell’anno. Le competenze manageriali del Team Leader comprendono anche la creazione di un impianto di comunicazione che non deve prevedere riunioni solo quando ci sono problemi, ma necessita di una pianificazione delle riunioni lungo tutto l’anno per tenere le persone aggiornate.

La seconda regola riguarda la durata della riunione, che dev’essere chiara, preannunciata e rispettata per evitare malumori e disfunzioni che ricadono sulle altre attività.

La terza regola è legata ai partecipanti alla riunione, che devono arrivare preparati con informazioni, meglio ancora se comunicate attraverso slide. Le immagini infatti mantengono alta l’attenzione e rendono assolutamente chiaro il contenuto di ciò che il Team Leader vuole comunicare.

La quarta regola prevede la presenza di un coordinatore che gestisca gli interventi durante la riunione: è importante che ognuno abbia la possibilità di dare la propria opinione, mantenendo un focus costruttivo. Il coordinatore ha il compito di fare anche da moderatore, in caso ci fossero dei conflitti tra i partecipanti.

Ultima regola: è importante che, alla fine di ogni riunione venga redatto un report che riporti le decisioni prese nel corso dell’incontro.



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